Une entreprise qui tourne seule, et qui se surveille
Une centrale d’achat pour dentistes tourne sur des dizaines d’automatisations : contrats, signature, facturation, relances. Quand l’une d’elles cassait sans bruit, personne ne le savait. On les a construites, listées une par une, et on a posé un surveillant qui prévient l’équipe avant que le client ne voie quoi que ce soit.
- listées et suivies, une par une
- 45automatisations
- contrats, facturation, relances, appels, fiches, suivi
- 6chaînes
- entre deux passages du surveillant
- 30min
- sur 77 jours d’historique rejoué
- 0fausse alerte
Le métier
Une affaire gagnée, et tout s’enchaîne derrière
Quand un cabinet dit oui, tout un travail suit : le bon contrat, la signature, le classement, la facture, le suivi du nouveau membre. Ici, personne ne fait ces gestes à la main : ils s’enchaînent seuls, dès que l’affaire est gagnée dans le CRM.
les papiers, la marchandise, les données
Le problème
Tout était automatisé. Rien n’était surveillé
Des automatisations, il y en avait partout, construites au fil des besoins. Mais une automatisation peut réussir en oubliant quelque chose. Et personne ne voyait la chaîne entière.
Personne n’avait la carte
Extrait : 11 dossiers · 1 378 briques · aucune carte
Une adhésion traversait quatre outils : le site d’adhésion, le CRM et deux outils d’automatisation. Chacun connaissait son morceau, personne ne voyait la chaîne entière.
Les pannes ne faisaient pas de bruit
Extrait : Exécution : réussie
Une automatisation peut « réussir » en oubliant une étape. Aucune erreur, donc aucune alerte : on l’apprenait par un client.
Une connexion qui lâchait
Extrait : Connexion Google expirée
Tous les dix jours environ, une connexion Google expirait et bloquait les contrats. On la rebranchait à la main, jusqu’à la prochaine fois.
Un zéro qui disparaissait
Extrait : 01851 › 1851
Dans un tableur, un code postal de l’Ain perdait son zéro. La ligne n’était plus trouvée, et la facture partait fausse, sans la moindre alerte.
Le problème n’était pas d’automatiser. C’était de savoir quand ça cassait.
Ce qu’on a construit
Chaque matin, un surveillant relit tout
On a listé chaque automatisation, réparé ce qui cassait à la racine, puis posé un surveillant à part. Il relit chaque automatisation, vérifie que rien n’est éteint, contrôle le résultat, et ne parle que s’il y a quelque chose à dire.
Tout tourne, personne ne regarde.
les papiers, la marchandise, les donnéesce qui pose problème
À vous
Gagnez une affaire, regardez la suite
Une simulation, avec des données inventées. Gagnez l’affaire, puis rejouez avec une panne : la facture réussit en oubliant le produit, et le surveillant prévient l’équipe.
en attenteL’affaire est gagnée
Le CRM · Elle passe à l’étape Contrat.
en attente
en attenteLe contrat se rédige
Google Docs · Le bon modèle : société, deux signataires.
en attente
en attenteIl part en signature
DocuSign · Avec le mandat de prélèvement.
en attente
- en attente
Signé, il revient
Le CRM · Le PDF est rangé, l’affaire avance.
en attente
en attenteLa facture se crée
Airtable · Avec ses échéances, prête à valider.
en attente
- en attente
Le suivi démarre
Projets · Un projet et ses dix tâches, sur un an.
en attente
Le surveillant passera ensuite : il relit chaque plan, et contrôle le résultat.
Nos choix, et pourquoi
Prévenir avant que ça se voie
Le surveillant vit hors de ce qu’il surveille
Un surveillant logé dans l’outil tomberait avec lui. Il tourne à part, sur son propre serveur : si l’outil s’arrête, lui continue de regarder.
On vérifie le résultat, pas seulement le bon déroulé
Une automatisation qui réussit peut avoir oublié une étape. Le surveillant contrôle ce qui compte pour l’entreprise : une facture payante a son produit. Rejoué sur l’historique, il n’a donné aucune fausse alerte en 77 jours.
On répare à la racine, pas une fois de plus
La connexion qui lâchait toutes les deux semaines n’a pas été rebranchée une fois de plus : la cause a été trouvée et supprimée. Et chaque correctif attend sa preuve sur un vrai cas avant d’être dit réglé.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande souvent. Les réponses, sans détour
Un scénario d’automatisation démarre à 1 200 €. Un surveillant comme celui de ce cas se chiffre selon le nombre d’automatisations à relire, sur un périmètre écrit, avant de commencer.
Ici, avec Make et n8n, branchés sur le CRM, la signature électronique et la facturation. Le choix de l’outil dépend de ce que l’entreprise utilise déjà.
Le surveillant passe toutes les trente minutes. Il ne regarde pas seulement si l’automatisation a tourné, mais si le résultat est juste, et prévient l’équipe avant que le client ne voie quoi que ce soit.
Non. On commence par les lister une par une, puis on répare à la racine ce qui casse. On ne reconstruit que ce qui ne peut pas être sauvé.
Vos automatisations tournent sans que personne ne les regarde ? Souvent, il suffit d’un surveillant pour dormir tranquille.
Offert, une dizaine de minutes. Rien n’est lancé sans votre accord.