Plus aucun impayé ne dort dans une tête
Une centrale d’achat pour dentistes relance les cabinets qui ne paient pas : un mail, un appel, une lettre, puis le recouvreur. Trois équipes se partagent le travail, et le CRM ne montre qu’un dossier à la fois. On a construit Réglo : chaque impayé remonte tout seul de la comptabilité, suit son chemin, et chacun voit ce qu’il a à faire.
- du premier mail au contentieux, enchaînées seules
- 4étapes
- sur le même dossier, chacune à sa place
- 3équipes
- pour un cabinet qui a un accord
- 0relance
- pour annuler une validation, avant que rien ne parte
- 8secondes
Le métier
Un impayé se relance en quatre temps
Quand un cabinet ne paie pas sa facture, la centrale ne l’envoie pas tout de suite au recouvreur. Elle relance, de plus en plus fort : un mail, un appel, une lettre recommandée, puis le contentieux. Et à tout moment, le cabinet peut payer, ou demander un délai.
Le problème
Tout le monde relançait. Personne ne voyait l’ensemble
Chaque relance était une tâche dans le CRM, et chaque équipe n’en voyait que sa part. La direction, elle, n’avait aucune vue d’ensemble, et ses accords ne s’écrivaient nulle part.
L’argent dehors, invisible
Extrait : Une tâche · un dossier · une tâche · …
Chaque relance vivait dans le CRM, dossier par dossier. Combien d’argent dehors, qui est en retard, qui a promis : personne ne le voyait d’un coup d’œil.
Une relance, trois équipes
Extrait : Mail et appel : les ventes · Lettre : la compta
Les ventes relancent, la compta envoie la lettre et le contentieux, la direction décide. Chacune n’a qu’une partie de l’histoire.
L’accord dans une seule tête
Extrait : « On ne touche pas jusqu’au 15 »
Un délai accordé par la direction n’était écrit nulle part. Rien n’empêchait un collègue de relancer ce cabinet.
Le cabinet qui repart de zéro
Extrait : Nouvelle facture › relance n°1
Une nouvelle facture pour le même cabinet repartait en relance comme si de rien n’était, accord ou pas.
Le problème n’était pas de relancer. C’était de savoir qui, quand, et quand ne pas le faire.
Ce qu’on a construit
Chaque impayé suit son chemin, et chacun sait quoi faire
Dès qu’une facture n’est pas payée à l’échéance, elle remonte toute seule de la comptabilité dans Réglo, qui en tient le dossier. Il crée les relances dans le CRM, au bon jour et chez la bonne personne, attend qu’elles soient faites pour programmer la suivante, et montre à la direction tout l’argent dehors, d’un coup d’œil.
Trois équipes, un CRM, et l’accord à l’oral.
les papiers, la marchandise, les donnéesce qui pose problème
Nos choix, et pourquoi
Ferme sur le suivi, souple dans la relation
Un accord se pose, et tout le monde le voit
Un cabinet qui négocie avec la direction est gelé jusqu’à une date, deux mois au plus, avec un motif. Tous ses dossiers s’arrêtent, même les prochains. Son retard ne gonfle pas, et son montant reste dans le total.
Chacun valide ses relances, et rien ne part trop vite
Chacun ne valide que ses relances. Pour reprendre celle d’un collègue, on se la fait attribuer, et ça se voit. Après chaque validation, huit secondes pour annuler : rien ne part avant.
Le CRM reste la maison de l’équipe
Les ventes et la compta continuent de travailler dans leur CRM, Pipedrive. Réglo y crée les tâches, lit ce qui est coché, et ajoute sa ligne sous leurs notes sans jamais les effacer. Si le CRM tombe, rien ne se perd : il est rattrapé tout seul, toutes les quinze minutes.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande souvent. Les réponses, sans détour
Un outil de cette taille, branché sur le CRM et la comptabilité, se situe autour de 9 000 €. Une version plus simple, sur un seul flux de relances, démarre à 5 000 €. Le prix se fixe sur un périmètre écrit, avant de commencer.
Oui. Les équipes continuent de travailler dans Pipedrive : Réglo y crée les tâches, lit ce qui est coché et ajoute sa ligne sous leurs notes sans les effacer. Si le CRM ne répond pas, rien ne se perd : Réglo rattrape tout seul, toutes les quinze minutes.
Il prépare chaque relance au bon jour, chez la bonne personne, et programme la suivante une fois la précédente faite. Un client qui a un accord n’est plus relancé, et chaque validation peut être annulée pendant huit secondes avant que rien ne parte.
Vos relances vivent dans un tableur ou dans une tête ? Souvent, il suffit de les ranger pour qu’elles avancent seules.
Offert, une dizaine de minutes. Rien n’est lancé sans votre accord.