Ce que la comptabilité ne sait pas faire, Monéta le fait avant elle
Une centrale d’achat pour dentistes paie leurs commandes, les leur refacture, puis prélève chaque cabinet. Pennylane, son logiciel comptable, tient les comptes, mais ne sait pas faire le reste. Monéta s’occupe de tout ce qui arrive avant.
- dentistes facturés chaque mois
- près de500
- des dates de prélèvement reconstituées, exceptions comprises
- 100 %
- des fiches clients complètes
- 95 %
- lignes de commandes reprises de l’ancien système
- 88 421
Le métier
Chaque euro passe deux fois par la centrale
Quand un dentiste commande chez un fournisseur partenaire, la centrale paie tout de suite. Elle refacture ensuite le dentiste et le prélève le mois suivant, parfois en plusieurs fois. S’il ne paie pas, c’est elle qui perd.
l’argentles papiers, la marchandise, les donnéesce qui pose problème
Le problème
Pennylane sait enregistrer. Il ne sait pas trier
Un logiciel comptable attend des écritures propres. Or ce qui arrive chaque nuit des fournisseurs, ce sont des fichiers bruts, chacun dans son format. Avant qu’une ligne devienne une écriture, il faut répondre à quatre questions que Pennylane ne se pose pas.
Qui a commandé ?
Extrait : 0030099999 ; DR D. CABINET
Le fichier donne le numéro du dentiste chez le fournisseur, pas chez la centrale. Monéta le retrouve dans son annuaire, ou bloque l’envoi et demande.
Qui paie ?
Extrait : CABINET A. ; groupe SOCIÉTÉ MÈRE A.
Parfois, une société mère règle pour trois cabinets. La facture part chez elle, et le relevé dit toujours quel cabinet a commandé.
Quand prélever ?
Extrait : COND 3 ; CARTE
Le 18 pour les uns, le 25 pour les autres, en une ou plusieurs fois. Ce n’était écrit nulle part. Monéta applique maintenant la règle de chaque cabinet.
Qu’est-ce qui revient à la centrale ?
Extrait : RUBRIQUE IMPLANTS ; 2 318,40
Chaque fournisseur lui doit une commission, rubrique par rubrique. Monéta la calcule à part et prépare sa facture.
Envoyer ces fichiers tels quels, c’est corriger la comptabilité à la main tous les mois. On a donc mis un sas avant elle.
Ce qu’on a construit
Un sas entre les fournisseurs et la comptabilité
Monéta reçoit tout, répond aux quatre questions, et ne laisse passer vers Pennylane que ce qui est juste. La direction financière y travaille chaque jour. Pennylane reste la comptabilité officielle.
La comptabilité reçoit tout, brut.
les papiers, la marchandise, les donnéesce qui pose problème
Nos choix, et pourquoi
Quand on touche à l’argent des autres, on ne devine rien
L’original ne bouge jamais
Dans six mois, quelqu’un demandera pourquoi une facture a changé de payeur. Le fichier du fournisseur reste intact, et les corrections s’ajoutent par-dessus, avec leur motif.
Dans le doute, Monéta s’arrête
Un mauvais prélèvement coûte plus cher qu’une question. Quand deux cabinets pourraient correspondre, il demande au lieu de choisir.
Rien n’a été branché avant d’avoir été vérifié sur le passé
On ne change pas de comptabilité sur une promesse. Chaque mois passé a été recalculé et comparé à l’ancien système, au centime près, avant la première écriture réelle.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande souvent. Les réponses, sans détour
Un outil de cette taille, qui reprend toute la chaîne entre les fournisseurs et la comptabilité, est un gros chantier : comptez autour de 13 000 €. Un outil plus ciblé démarre à 5 000 €. Le prix se fixe sur un périmètre écrit, avant de commencer.
Oui. Monéta passe par l’API de Pennylane : il y envoie les écritures et leurs pièces, et relit chaque matin ce qui a été payé pour mettre ses échéances à jour. Pennylane reste la comptabilité officielle.
Non. Monéta ne remplace pas Pennylane, il travaille avant lui. L’équipe trie et contrôle dans Monéta, la comptabilité officielle reste dans Pennylane.
Le principe est le même avec tout logiciel qui accepte des imports ou une connexion. Les connexions possibles et leurs limites sont vérifiées avant de décider quoi construire.
Votre logiciel ne fait pas tout ? Souvent, le problème n’est pas le logiciel. C’est ce qui arrive avant.
Offert, une dizaine de minutes. Rien n’est lancé sans votre accord.