Automatiser les relances d’impayés La méthode pour une PME, étape par étape
Une facture en retard ne se relance pas toute seule, et c’est souvent là que l’argent dort. Voici comment faire partir chaque relance au bon moment, chez la bonne personne, sans y penser.
Par Vincent Blanchon, fondateur de Sofloa
Publié le 14 octobre 2026
Pourquoi s’en occuper
Un retard coûte de la trésorerie. Et il se rattrape mal à la main
En France, le retard moyen de paiement entre entreprises était de 13,4 jours fin 2025, d’après l’Observatoire des délais de paiement de la Banque de France. Sans ces retards, les PME et les microentreprises auraient disposé de 13 milliards d’euros de trésorerie en plus.
Les grandes entreprises paient le plus mal : moins d’une sur deux respecte le délai de 60 jours. Pour une PME qui travaille avec elles, chaque semaine de retard se paie en découvert ou en factures fournisseurs repoussées.
Le problème n’est presque jamais l’envie de relancer. C’est l’oubli : la relance part trop tard, deux personnes appellent le même client, ou personne ne sait qu’un accord de paiement a été signé.
Ce que dit la loi
Vos droits, avant d’automatiser. Ce que la relance peut rappeler
| Règle | Ce qu’elle prévoit |
|---|---|
| Délai par défaut | 30 jours après la livraison ou la prestation, si rien n’est convenu. |
| Délai convenu | 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. |
| Indemnité de recouvrement | 40 € par facture payée en retard, dus de plein droit. |
| Pénalités de retard | Au moins trois fois le taux de l’intérêt légal, applicables sans rappel préalable. |
Une relance automatique peut donc rappeler l’échéance, l’indemnité de 40 € et les pénalités prévues dans vos conditions générales. Elle ne remplace pas un avocat pour le contentieux.
Vous voulez savoir ce qui peut partir tout seul chez vous ? On regarde ensemble, en dix minutes.
La méthode
Quatre relances, dans l’ordre. Chacune attend que la précédente soit faite
- 01
Le mail de rappel
Quelques jours après l’échéance, un mail courtois rappelle la facture, son montant et le lien de paiement. C’est la relance qui s’automatise entièrement : elle part seule, le jour prévu.
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L’appel
Si rien n’arrive, une tâche « appeler le client » se crée dans le CRM, chez la personne qui suit ce client, avec la facture et l’historique sous les yeux. L’appel reste humain : c’est là qu’on comprend ce qui bloque.
- 03
La lettre recommandée
Sans réponse, la mise en demeure se prépare toute seule, avec les montants et les pénalités à jour. Quelqu’un la valide avant l’envoi.
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Le contentieux
Le dossier complet part au service ou au cabinet qui gère le recouvrement : factures, relances faites, échanges. Personne ne reconstitue l’historique à la main.
Deux règles font la différence. Tout s’arrête dès que le paiement arrive en comptabilité. Et un client qui a signé un accord de paiement n’est plus relancé, tant qu’il respecte l’accord.
Le partage des rôles
Ce qui s’automatise, ce qui reste humain. La machine suit, l’équipe décide
| S’automatise | Reste humain |
|---|---|
| Repérer chaque facture non payée à l’échéance | L’appel au client |
| Envoyer le mail de rappel au bon jour | Négocier un échéancier |
| Créer la tâche chez la bonne personne | Décider d’envoyer la mise en demeure |
| Programmer la relance suivante une fois la précédente faite | Passer au contentieux |
| Tout arrêter quand le client paie | Garder la relation avec un bon client en retard |
Les outils
Avec ce que vous avez déjà. Rarement un logiciel de plus
Il faut trois briques. La comptabilité ou le logiciel de facturation sait quelles factures sont payées, par exemple Pennylane. Le CRM sait qui suit quel client, par exemple Pipedrive ou HubSpot. Un outil d’automatisation, Make ou n8n, fait passer l’information de l’un à l’autre et déclenche les relances.
Make démarre à 9 dollars par mois, n8n à 20 euros, ou gratuitement sur votre propre serveur. Ces abonnements se paient directement à l’éditeur.
Des logiciels de relance tout-en-un existent aussi. Ils conviennent quand on part de zéro. Quand l’équipe vit déjà dans son CRM, mieux vaut que les relances y arrivent : personne n’a un écran de plus à surveiller.
Le prix
Combien ça coûte. Un prix ferme avant de commencer
| Ce qu’on construit | Prix | Délai |
|---|---|---|
| Un scénario : le mail de rappel automatique à l’échéance | Dès 1 200 € | 1 à 2 jours |
| Les quatre relances enchaînées dans le CRM | Quelques scénarios, chiffrés à l’addition | Quelques jours |
| Un outil de suivi complet, avec vue direction et accords de paiement | Autour de 9 000 € | Quelques semaines |
Le prix se fixe sur un périmètre écrit, avant de commencer. Le détail de la grille est dans le guide des prix.
Un cas réel
Réglo, en service aujourd’hui. Raconté écran par écran
Les relances d’impayés d’une centrale d’achat pour dentistes, en quatre temps, créées seules dans le CRM.
Vos questions
Une autre question ? Écrire à Vincent
Oui, dans la plupart des cas. La comptabilité et le CRM existants savent échanger des données ; un outil comme Make ou n8n fait le lien entre eux et déclenche les relances.
Dès 1 200 € pour un premier scénario, comme le mail de rappel automatique. Les quatre relances enchaînées se chiffrent à l’addition des scénarios, et un outil de suivi complet se situe autour de 9 000 €.
Pas si elle s’arrête au bon moment : dès que le paiement arrive, ou quand un accord est signé. Et l’appel reste fait par une personne, qui connaît le client.
Oui. L’indemnité forfaitaire de 40 € par facture est due de plein droit en cas de retard entre professionnels, et les pénalités s’appliquent sans rappel préalable. La relance peut les rappeler.
Un à deux jours de travail pour un premier scénario. La chaîne complète, avec appel, lettre et contentieux, prend quelques jours de plus, selon le nombre de logiciels à relier.
Des factures qui attendent leur relance ? En dix minutes, on regarde ce qui peut partir tout seul.
Offert, une dizaine de minutes. Rien n’est lancé sans votre accord.